2021年OA系统深度解析:OA办公系统都应该具有哪些功能模块1

OA系统对于一个新手来说,很多人都弄不清楚都应该具备哪些基础的功能模块,哪些模块是在企业的办公过程中使用的频率最高。

据软件协会公布2017年OA系统软件使用报告统计,企业在使用OA系统的过程中使用最多的模块有3个部分,流程管理、公文管理、信息发布3个功能模块,这其中人力资源、财务、业务部门的OA信息化内容流转程度最高。

OA系统经过30年的发展,功能需求变化已经日新月异,但是企业办公的基础需求基本一致,OA系统基础功能有16个模块,这16个模块基本可以满足政府、企事业单位的办公需求。

企业CIO在选型的时候,不妨自己可以到各个OA系统厂商的试用网址进行功能试用。

目前国内提供免费OA的有点晴OA,提供在线试用付费OA系统的有泛微OA、致远OA、华天动力OA、蓝凌OA、金和OA、通达OA等。除点晴OA以外,其他OA系统的试用都需要用户先进行注册,OA系统厂商通过这种方式得到用户信息,与用户联系后发放免费试用测试账号。点晴OA官网则无需注册可以直接试用。

1、通知公告

企业使用较多的功能就是通知和公告,这个基本上是企业全员使用的一个功能模块,OA系统的通知公告包括起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索7个小功能应用。

2、文件公布

OA系统的文件公布功能是企业使用频率较高的一项模块,同时也是全员使用的频次较高的功能,文件公布包括文件的起草、审核、发布,提醒、浏览、回复、检索7个功能小模块,这个功能与通知公告功能相近,但是文件公布通常会附传文档附件,目前市面上主流的OA系统基本都支持WORD格式的在线阅览。

3、文件交换

OA办公系统革新了企业传统办公的纸质文件的交换形式,以电子文档的方式实现了部门与部门,部门与个人,个人与个人三者之间的资料发送、接收、提醒、资料的分类入库。满足了企业文件交互的办公需求,同时也是无纸化办公的重要进步。

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4、信息发布

OA系统都会支持栏目自定义、内容和样式自定义、流程与权限自定义、信息展示位置自定义,支持在线编辑和图文混排,支持Word和Excel的直接粘贴拷贝。

企业在使用信息发布功能时,自定义功能是OA系统发展随着企业发展变化的重大变革,既符合企业发展所需,同时也是OA系统进化的重要步骤。

5、资料中心

OA办公系统的资料中心,是企业资料分类存储的重要功能模块,从管理员的角度,资料中心是管理后台的重要功能模块,资料分类的创建,资料的添加、修改、删除、共享、检索,相关系统的资料入库管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等类型文档的全文检索。

6、流程管理

OA系统真正能够形成体系,帮助企业形成竞争力的主要是企业对“工作流”的应用。OA系统最基础的应用之一就是工作流程的管理。

OA办公系统的流程管理主要用于对日常办公审批流程的处理,它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。常见的流程包括发文、收文、业务审批,内容起草和制发、文件传阅、批示处理、工作请示、工作报告、工作交办,部门间的工作联络、出差申请、采购申请、报销、请假等。主要功能包括:待办流程、在办流程、已办流程、出差委托、流程跟踪与监控。

工作流说起来“复杂”,实际应用更为复杂,笔者测试过点晴OA、泛微OA、致远OA、蓝凌OA、通达OA、金和OA、华天动力OA,每家公司的工作流设置都非常有特色,从技术手段上看,点晴OA不但是永久免费的,而且工作流程可视化操作界面最为易用,无需编程就可以设置工作流程,对于使用者来说亲和度最高。

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